ثبت قرارداد اجاره دیگر الزاماً به مراجعه حضوری به مشاور املاک و پرداخت کمیسیون وابسته نیست. موجر و مستاجر می‌توانند با مراجعه به سامانه خودنویس، اطلاعات ملک و طرفین قرارداد را وارد کنند، متن اجاره نامه را بررسی و پس از تأیید نهایی، کد رهگیری دریافت کنند.

این روش برای بسیاری از قراردادهای اجاره مسکونی و در برخی رویه‌ها برای املاک تجاری مانند اجاره مغازه نیز قابل استفاده است. سامانه خودنویس با هدف فراهم‌کردن امکان ثبت مستقیم قراردادهای ملکی و دریافت شناسه رهگیری ایجاد شده است.

مطابق مقررات مرتبط با ماده ۱۸ قانون جهش تولید مسکن، امکان دسترسی عموم مردم به ثبت قرارداد و دریافت شناسه رهگیری از سامانه معاملات فراهم شده است. 

در این راهنما، مراحل ثبت اجاره نامه در خودنویس، مدارک مورد نیاز، روش استعلام کد رهگیری، خطاهای رایج و نکاتی را بررسی می‌کنیم که پیش از امضای قرارداد باید بدانید.

سامانه خودنویس چیست؟

سامانه خودنویس درگاه آنلاین ثبت قراردادهای ملکی است که موجر، مستاجر و مشاور املاک می‌توانند از آن برای ایجاد قرارداد، ثبت اطلاعات معامله و دریافت کد رهگیری استفاده کنند. نشانی اعلام‌شده برای ورود به این سامانه، khodnevis.mrud.ir است؛ با این حال، به‌دلیل احتمال تغییرات فنی یا انتقال درگاه، بهتر است ورود خود را از مسیر اطلاع‌رسانی رسمی وزارت راه و شهرسازی انجام دهید.

مهم‌ترین مزیت خودنویس این است که طرفین قرارداد می‌توانند بدون استفاده از خدمات واسطه‌ای، اطلاعات توافق خود را ثبت کنند. بنابراین در قراردادهایی که موجر و مستاجر یکدیگر را پیدا کرده‌اند، امکان تنظیم اجاره نامه بدون پرداخت کمیسیون مشاور املاک وجود دارد. البته رایگان‌بودن ثبت در سامانه به معنای حذف هزینه‌های احتمالی خدمات جانبی، مشاوره حقوقی یا تنظیم سند رسمی در دفترخانه نیست.

پیش از ثبت اجاره نامه چه اطلاعاتی آماده کنیم؟

قبل از ورود به سامانه، اطلاعات زیر را آماده کنید تا روند ثبت قرارداد با خطای کمتری انجام شود:

• کد ملی و شماره تلفن همراه موجر و مستاجر؛

• شماره تلفن همراهی که به نام صاحب آن باشد؛

• اطلاعات دقیق ملک و کدپستی؛

• مشخصات سند یا اطلاعات مالکیت ملک؛

• تاریخ شروع و پایان اجاره؛

• مبلغ ودیعه یا قرض‌الحسنه و مبلغ اجاره ماهانه؛

• مبلغ و زمان‌بندی پرداخت‌ها؛

• اطلاعات شهود، در صورت درخواست سامانه یا توافق طرفین؛

• شروط مربوط به تمدید، فسخ، خسارت، تعمیرات و تخلیه.

اگر قرارداد مربوط به اجاره مغازه یا ملک تجاری است، نوع کاربری، حدود فعالیت مستاجر، وضعیت سرقفلی یا حق کسب‌وپیشه، مجوزهای لازم و مسئولیت پرداخت مالیات و عوارض را نیز پیش از ثبت مشخص کنید. ثبت اطلاعات ناقص درباره ملک تجاری می‌تواند در زمان تخلیه یا بروز اختلاف، مشکل‌ساز شود.

مراحل ثبت اجاره نامه در سامانه خودنویس

۱. ورود به سامانه و احراز هویت

ابتدا وارد سامانه خودنویس شوید و گزینه ورود یا ایجاد قرارداد جدید را انتخاب کنید. در این مرحله معمولاً شماره تلفن همراه برای دریافت رمز یک‌بارمصرف درخواست می‌شود. شماره همراه باید با اطلاعات هویتی کاربر مطابقت داشته باشد؛ در غیر این صورت ممکن است احراز هویت انجام نشود.

پس از ورود، نقش خود را مشخص کنید. شروع‌کننده قرارداد می‌تواند موجر یا مستاجر باشد. انتخاب نقش اهمیت دارد، زیرا فرم‌های بعدی بر اساس جایگاه کاربر در قرارداد نمایش داده می‌شوند.

۲. انتخاب نوع قرارداد و کاربری ملک

در مرحله بعد باید نوع معامله، یعنی اجاره، و نوع کاربری ملک را انتخاب کنید. برای خانه، آپارتمان یا واحد مسکونی، گزینه مربوط به ملک مسکونی را انتخاب کنید. در صورت ثبت اجاره مغازه، دفتر، واحد اداری یا ملک تجاری، اطلاعات کاربری را با سند و وضعیت واقعی ملک تطبیق دهید.

انتخاب اشتباه کاربری ممکن است باعث شود برخی بندهای مرتبط با ملک نمایش داده نشود یا قرارداد نیاز به اصلاح داشته باشد. در چنین شرایطی بهتر است پیش از تأیید نهایی، قرارداد را لغو کرده و با اطلاعات درست ایجاد کنید.

۳. واردکردن مشخصات موجر و مستاجر

در این بخش، اطلاعات هویتی طرفین قرارداد وارد می‌شود. نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره تماس و نشانی باید با مدارک شناسایی مطابقت داشته باشد. اگر مالک چند نفر است، سهم و مشخصات همه مالکان را مطابق سند بررسی کنید.

درصورتی‌که قرارداد توسط وکیل، قیم یا نماینده قانونی تنظیم می‌شود، باید سمت و حدود اختیار او روشن باشد. سامانه ممکن است امکان ثبت نماینده را فراهم کند، اما بررسی اعتبار وکالت‌نامه یا نمایندگی بر عهده طرفین قرارداد است.

۴. ثبت اطلاعات ملک

آدرس، کدپستی، پلاک یا اطلاعات شناسایی ملک را با دقت وارد کنید. کدپستی اشتباه یکی از دلایل رایج خطا در ثبت قرارداد است. همچنین اطلاعات ملک باید با داده‌های ثبت‌شده در سامانه املاک و اسکان هماهنگ باشد.

اگر مشخصات ملک در سامانه پیدا نمی‌شود، ابتدا اطلاعات مالکیت و اقامتگاه را در سامانه‌های مربوط اصلاح کنید. واردکردن آدرس تقریبی یا کدپستی واحد دیگر، در آینده استعلام و استفاده از اجاره نامه را دشوار می‌کند.

۵. درج مبلغ، مدت و شروط اجاره

مبلغ ودیعه، اجاره‌بهای ماهانه، تاریخ پرداخت و مدت اجاره را به‌صورت دقیق وارد کنید. بهتر است مبلغ‌ها را پیش از ثبت نهایی، با نسخه مکتوب توافق یا رسیدهای پرداخت تطبیق دهید.

در بخش شروط قرارداد، مواردی مانند مسئولیت تعمیرات، نحوه پرداخت شارژ، اجازه واگذاری به غیر، شرایط تمدید، خسارت تأخیر در تخلیه و نحوه فسخ را بررسی کنید. اگر درباره شروط مهم توافق خاصی دارید، آن را در بخش توضیحات یا بندهای قابل تنظیم درج کنید و از توافق شفاهی خودداری کنید.

برای قرارداد اجاره مغازه، موضوع فعالیت مستاجر، ساعات کار، تابلو، تغییر دکوراسیون، پرداخت عوارض و وضعیت سرقفلی باید کاملاً روشن باشد. اجاره یک ملک تجاری معمولاً جزئیات بیشتری نسبت به اجاره واحد مسکونی دارد و در صورت ابهام، دریافت مشاوره حقوقی می‌تواند از اختلافات آینده جلوگیری کند.

۶. دعوت از طرف مقابل و شهود

پس از ثبت اطلاعات اولیه، سامانه معمولاً امکان دعوت از طرف دیگر قرارداد را فراهم می‌کند. موجر یا مستاجر باید با شماره همراه خود وارد شود، اطلاعات را بررسی کند و پذیرش قرارداد را انجام دهد. در صورت وجود شاهد، شاهدان نیز باید اطلاعات لازم را وارد و تأیید کنند.

تا زمانی که همه افراد لازم قرارداد را تأیید نکرده باشند، فرآیند صدور کد رهگیری کامل نمی‌شود. بنابراین شماره همراه طرفین را با دقت وارد کنید و از در دسترس‌بودن تلفن همراه برای دریافت پیامک مطمئن شوید.

۷. تأیید نهایی و دریافت کد رهگیری

در آخرین مرحله، متن قرارداد و اطلاعات مالی، هویتی و ملکی را یک‌بار دیگر بخوانید. پس از تأیید نهایی، قرارداد در سامانه ثبت می‌شود و کد رهگیری برای طرفین ارسال یا در پنل کاربری نمایش داده می‌شود. این کد در منابع راهنمای موجود به‌عنوان شناسه‌ای ۱۳ رقمی معرفی شده است.

کد رهگیری را فقط در اختیار موجر، مستاجر و مراجع مورد نیاز قرار دهید. بهتر است فایل قرارداد و تصویر صفحه حاوی کد رهگیری را در چند محل امن نگهداری کنید.

اگر برای ثبت اجاره‌نامه در سامانه خودنویس، تکمیل فرم‌ها، بارگذاری مدارک یا انجام سایر مراحل آنلاین به کمک نیاز دارید، می‌توانید از خدمات کافی‌نت آنلاین و ثبت‌نام سامانه‌های دولتی، آموزشی و اداری در لنسریفای استفاده کنید.

چگونه کد رهگیری اجاره را استعلام کنیم؟

برای استعلام کد رهگیری، وارد سامانه خودنویس شوید و گزینه «استعلام کد رهگیری قرارداد» یا عنوان مشابه آن را انتخاب کنید. سپس نوع شخصیت، کد ملی یکی از طرفین و کد رهگیری قرارداد را وارد کنید. پس از احراز هویت، اطلاعات قرارداد نمایش داده می‌شود.

اگر پیامک کد رهگیری دریافت نشده است، ابتدا پوشه پیامک‌های تبلیغاتی و شماره تلفن ثبت‌شده در قرارداد را بررسی کنید. سپس به بخش قراردادهای ثبت‌شده در پنل کاربری مراجعه کنید. در صورت نبود قرارداد، ممکن است یکی از طرفین تأیید نهایی را انجام نداده باشد یا ثبت اطلاعات ناقص مانده باشد.

آیا ثبت در خودنویس جایگزین سند رسمی است؟

کد رهگیری نشان می‌دهد اطلاعات قرارداد در سامانه مربوط ثبت و قابل پیگیری شده است؛ اما نباید آن را با سند رسمی دفترخانه یکی دانست. اگر طرفین به سند رسمی اجاره نیاز دارند، باید جداگانه از دفتر اسناد رسمی درباره تنظیم سند رسمی اقدام کنند.

همچنین کد رهگیری به‌تنهایی صحت مالکیت، کاربری یا نبود محدودیت‌های ثبتی ملک را تضمین نمی‌کند و بررسی مدارک مالکیت همچنان ضروری است. برای قراردادهای حساس، اجاره‌های بلندمدت، املاک تجاری، قراردادهای دارای سرقفلی یا مواردی که یکی از طرفین نماینده مالک است، پیش از امضا از مشاور حقوقی کمک بگیرید. برای آشنایی با بندهای مهم قرارداد، می‌توانید نمونه اجاره نامه و فرم‌های قراردادی را نیز بررسی کنید.

کد رهگیری چه کاربردی دارد؟

کد رهگیری برای استعلام قرارداد، ارائه سابقه اجاره و اثبات وجود قرارداد در بسیاری از فرآیندهای اداری کاربرد دارد. برخی متقاضیان برای تشکیل پرونده وام ودیعه مسکن نیز به اجاره نامه ثبت‌شده و کد رهگیری نیاز دارند؛ البته شرایط و مدارک تسهیلات ممکن است در هر دوره تغییر کند و باید از بانک یا سامانه رسمی مربوط استعلام شود.

همچنین داشتن نسخه ثبت‌شده قرارداد، دسترسی طرفین به متن توافق را آسان‌تر می‌کند و در زمان تمدید، تخلیه یا پیگیری اختلافات، اطلاعات قرارداد را در دسترس قرار می‌دهد. برای تنظیم دقیق‌تر اطلاعات قرارداد، استفاده از فرم استاندارد اجاره نامه می‌تواند به آماده‌سازی پیش‌نویس کمک کند.

خطاهای رایج هنگام ثبت قرارداد در خودنویس

مغایرت شماره تلفن و کد ملی

اگر شماره همراه به نام کاربر نباشد یا اطلاعات هویتی اشتباه وارد شود، احراز هویت با مشکل مواجه می‌شود. اطلاعات را دقیقاً مطابق کارت ملی و اطلاعات مالک وارد کنید.

اشتباه در کدپستی یا مشخصات ملک

پیش از ثبت، کدپستی را از قبض، سند یا سامانه املاک و اسکان بررسی کنید. کدپستی واحد دیگر ممکن است قرارداد را برای ملک نادرست ثبت کند.

تأیید نشدن قرارداد توسط یکی از طرفین

صرف ایجاد قرارداد به معنی نهایی‌شدن آن نیست. تا زمانی که موجر، مستاجر و در صورت نیاز شهود تأیید نکنند، کد رهگیری صادر نمی‌شود.

تفاوت متن توافق با اطلاعات ثبت‌شده

نسخه نهایی اجاره نامه را قبل از تأیید با توافق مکتوب مقایسه کنید. مبلغ ودیعه، اجاره ماهانه، تاریخ تحویل و تاریخ تخلیه از مهم‌ترین مواردی هستند که نباید اشتباه ثبت شوند.

سوالات متداول درباره خودنویس و اجاره نامه

1. آیا ثبت اجاره نامه در سامانه خودنویس رایگان است؟

ثبت مستقیم قرارداد و دریافت کد رهگیری در سامانه خودنویس به‌عنوان خدمت دولتی بدون پرداخت کمیسیون مشاور املاک انجام می‌شود. هزینه خدمات جانبی، مشاوره حقوقی یا تنظیم سند رسمی دفترخانه موضوع جداگانه‌ای است. 

2. آیا برای ثبت قرارداد حتماً باید به بنگاه املاک مراجعه کرد؟

خیر. اگر موجر و مستاجر به توافق رسیده باشند، می‌توانند اطلاعات قرارداد را مستقیماً در سامانه ثبت کنند. در موارد پیچیده یا قراردادهای تجاری، استفاده از مشاور حقوقی می‌تواند ریسک خطا را کاهش دهد.

3. کد رهگیری اجاره چند رقمی است؟

کد صادرشده برای قراردادهای ثبت‌شده در راهنماهای موجود معمولاً به‌صورت شناسه ۱۳ رقمی معرفی شده است. برای اطمینان، کد نمایش‌داده‌شده در پنل کاربری و پیامک سامانه را مبنا قرار دهید.

4. آیا اجاره مغازه هم در خودنویس ثبت می‌شود؟

نوع قرارداد و کاربری‌های قابل ثبت ممکن است بر اساس آخرین امکانات سامانه تغییر کند. اگر گزینه ملک تجاری یا مغازه در پنل شما فعال است، اطلاعات آن را با دقت ثبت کنید؛ در قراردادهای دارای سرقفلی یا حق کسب‌وپیشه، بررسی حقوقی جداگانه ضروری است.

5. آیا کد رهگیری برای دریافت وام ودیعه مسکن کافی است؟

کد رهگیری معمولاً یکی از مدارک مورد نیاز برای اثبات اجاره است، اما کافی‌بودن آن به شرایط اعلامی بانک و دستورالعمل همان دوره بستگی دارد. پیش از ثبت درخواست، مدارک لازم را از مرجع رسمی تسهیلات بررسی کنید.

جمع‌بندی

سامانه خودنویس امکان ثبت اجاره نامه و دریافت کد رهگیری را بدون مراجعه اجباری به مشاور املاک فراهم کرده است. برای استفاده درست از این سامانه، باید اطلاعات هویتی طرفین، مشخصات ملک، مبلغ اجاره و شروط قرارداد با دقت وارد شود. پس از تأیید همه طرفین، کد رهگیری صادر می‌شود و امکان استعلام قرارداد وجود دارد.